M1607 - Secrétariat


Sommaire
  1. Description du métier
    1. Appellations métier et mobilité professionelle
    2. Définition
    3. Accès à l'emploi métier
    4. Conditions d'exercice de l'activité
    5. Environnements de travail
      1. Structures
      2. Secteurs
      3. Conditions
  2. Activités et compétences
    1. Activités et compétences de base
    2. Activités et compétences spécifiques

Description du métier


Appellations métier
Emplois proches Emplois envisageables si évolution
Assistant administratif / Assistante administrative
Remarque(s) ADEM
Préciser le secteur dans le texte libre (ex : banque, industrie)
Secrétaire
Remarque(s) ADEM
Corporate secretary. Pour "secrétaire d'avocat" utiliser K1902 - Assistant/Assistante de service juridique
Secrétaire juridique

Définition


Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courrier, mise en forme de document, ...) et transmet les informations (e-mail, notes, fax, ...) pour le compte d'un ou plusieurs services ou d'un responsable selon l'organisation de l'entreprise. Peut prendre en charge le suivi complet de dossiers (contrats de maintenance des équipements, de la structure, ...). Peut coordonner une équipe.

Accès à l'emploi métier


Remarque ADEM : Les informations décrites dans cette rubrique ne sont pas applicables au Luxembourg

Cet emploi/métier est accessible avec un diplôme de niveau Bac (Bac professionnel, technologique, ...) à Bac+2 (BTS, ...) en secrétariat, bureautique. Il est également accessible avec un BEP dans le secteur tertiaire complété par une expérience professionnelle dans le secteur. La pratique d'une ou plusieurs langues étrangères peut être requise. La maîtrise de l'outil bureautique (traitement de texte, tableur, ...) et des outils de communication (Internet, messagerie, ...) est exigée.

Conditions d'exercice de l'activité


L'activité de cet emploi/métier s'exerce au sein d'entreprises privées, d'établissements publics, parapublics, parfois au domicile de l'intervenant, en relation avec différents interlocuteurs ou services (responsable, clients, ressources humaines, comptabilité, ...). Elle varie selon la taille, le mode d'organisation et le domaine d'activité (juridique, ...) de la structure.

Environnements de travail


Structures


Secteurs


Conditions



Activités et compétences


Activités et compétences de base


Activités Compétences
  • Accueillir les clients, fournisseurs, visiteurs, les orienter, prendre les messages et fixer les rendez-vous
  • Effectuer le tri, la distribution, l'affranchissement, l'enregistrement du courrier et la gestion des messages électroniques
  • Saisir et mettre en forme les documents, les transmettre et les classer
  • Organiser les déplacements du responsable ou de membres de l'équipe
  • Suivre l'état des stocks, identifier les besoins en approvisionnement et établir les commandes
  • Modalités d'accueil
  • Techniques de prise de notes
  • Techniques d'écriture rapide
  • Sténographie
  • Règles d'affranchissement du courrier
  • Utilisation d'outils bureautiques (traitement de texte, tableur,...)

Activités et compétences spécifiques


Activités Compétences
  • Mettre à jour des données de suivi d'activité de la structure (tableaux de bord, tableaux de résultats, ...)
    • Suivre et vérifier l'exécution de contrats de maintenance des équipements de la structure
      • Indexer et archiver des dossiers professionnels, comptes rendus de séance,...
        • Préparer et suivre ( mise à jour, clôture, ...) les dossiers professionnels (fichiers clients, recouvrement, ...)
          • Saisir et mettre en forme des documents juridiques (contrats, procès-verbaux et jugements, ...)
          • Terminologie juridique
          • Normes rédactionnelles
          • Eléments de base en droit commercial
          • Saisie avec dictaphone
          • Réaliser le suivi administratif des dossiers du personnel et organiser la logistique des recrutements et des formations
          • Eléments de base en droit du travail
          • Effectuer la gestion comptable et administrative d'une structure
          • Eléments de base en comptabilité
          • Utilisation de logiciels de gestion comptable
          • Coordonner l'activité d'une équipe